T.C.
TRABZON BELEDİYESİ
BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV,YETKİ, SORUMLULUK VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

       Amaç:

       MADDE 1- Bu Yönetmeliğin amacı; Trabzon Belediye Başkanlığı Bilgi İşlem Müdürlüğü'nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
       Kapsam
       MADDE 2- Bu yönetmelik, Trabzon Belediyesi Bilgi İşlem Müdürlüğünün; görev, yetki ve çalışma usulü ile birlikte işleyişini kapsar.
       Dayanak
       MADDE 3- Trabzon Belediye Meclisinin 03/11/2009 tarih ve 2009/373 sayılı kararı ile norm kadrosu oluşturulan Bilgi İşlem Müdürlüğüne ait bu yönetmelik; 03/07/2005 tarihli 5393 sayılı Belediye Kanunu ve diğer mer'i mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır
       Tanımlar
       MADDE 4- Bu Yönetmelikte geçen;
          a) Belediye : Trabzon Belediyesi'ni
          b) Başkanlık : Trabzon Belediye Başkanlığı'nı,
          c) Müdürlük : Bilgi İşlem Müdürlüğü'nü,
          d) Müdür : Bilgi İşlem Müdürü'nü,
          e)Yönetmelik : Bilgi İşlem Müdürlüğü Görev, Yetki, Sorumluluk ve Çalışma Yönetmeliğini ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

       Teşkilat
       MADDE 5-
          (1) Bilgi İşlem Müdürlüğünün Personel yapısı aşağıda belirtilen Bilgi İşlem Müdürlük büroları aşağıdaki isimlerden oluşmuştur:
          a) Bilgi İşlem Müdürü,
          b) Müdürlük Kalem Bürosu,
          c) Bilgi İşlem Bürosu,
          d) Kent Bilgi Sistemi Bürosu,
          e) Numarataj Bürosu,
          (2) Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.
          a) Müdür
          b) Memur
          c) İşçiler
          d) Diğer Personel
          (3)Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde birimlerin hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda, iş ve işlemlerin daha etkin ve verimli yürütülebilmesi için Müdürün teklifi ve Belediye Başkanının onayı ile hizmet gereği görevlendirilme yapılabilir.
          (4)Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu birimde görev yapmakta olan şef ve diğer personelin yetki ve sorumlulukları ilgili birim amirinin teklifi ve bir üst amirin onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır.
       MADDE 6 - Bilgi İşlem Müdürlüğü, Belediye Başkanına ve/veya görevlendirdiği başkan yardımcısına bağlı olarak işlerini yürütür.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

       Müdürlüğün görevleri
       MADDE 7-
          (1) Bilgi İşlem Müdürlüğünün görev ve sorumluluk alanına giren konuları Belediye başkanı ve/veya Başkan Yardımcısından gelen talimatlar doğrultusunda sorumlu olduğu bütün yasal mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirmek, görev alanına giren bütün konularda personeli ile ilgili olarak gerekli görevlendirmeleri yapmak, Müdürlük faaliyetlerini denetlemek, varsa aksaklıkları gidermek,
          (2) Yıllık, aylık, haftalık, günlük çalışma programları hazırlamak veya hazırlattırmak bu programlara göre sevk ve idareyi temin etmek, bu konularda üst makamlara gerekli raporları sunmak,
          (3) Birinci sicil amiri olarak; personele sicil notu vermek, çalışma koşullarını iyileştirmek ve prensipler koymak. Müdürlük personelinin performans durumunu izlemek gerekli değerlendirmeleri yapmak, varsa ceza ve mükâfat için üst makamlara teklifte bulunmak,
          (4) Personelin izin planlarını yapmak, izinlerini kullanmasını sağlamak. Rapor, doğum, ölüm vb. konularda yazışmaları takip ve kontrol etmek,
          (5) Müdürlüğe, birim ve kişilerden gelen-giden evrakların kontrolünü yapıp, sevk ve havalesini yaptıktan sonra yerine ulaşmasını ve arşivlenmesinin yapılmasını kontrol etmek,
          (6) Belediyenin tüm birimlerini, bilgisayar teknolojisinden faydalandırmak,
          (7) Müdürlük tarafından gelecekte uygulanacak bilgi işlem stratejilerini analiz etmek, uygulanabilirlik raporlarını hazırlamak veya hazırlatmak,
          (8) Kurulmuş olan bilgisayar sistemini belirli kriterler dâhilinde diğer kurum ve kuruluşlarla paylaşmak,
          (9) Müdürlük demirbaş ayniyat defterinin tutulmasını sağlatmak, her yıl icmal ve tadat tablolarının kontrolünü yapmak,
          (10) Stratejik planlama ile Müdürlüğün hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlamak,
          (11) Eğitim ve tanıtım seminerleri düzenlemek ve düzenlettirmek,
          (12) Gelecekteki ihtiyaçları analiz etmek ve teminini sağlamak,
          (13) Sistemin teknolojik gelişme doğrultusunda büyümesini sağlamak,
          (14) İş verimini artırmak ve zaman kaybını azaltmak,
          (15) Daha hızlı ve daha etkin planlama yapılmasını sağlamak,
          (16) Devamlı gelişen bilişim teknolojisini takip ederek Belediyemiz hizmetlerinin daha verimli ve hızlı yapılmasını sağlamak,
       Müdürlük Kalem Bürosu
       MADDE 8-
          (1) Müdürlüğe gelen-giden bütün evrakları, Bilgi İşlem Müdürüne çıkararak, havalesini yaptırdıktan sonra, kaydını yapmak, havale edilen yazının ilgili personele tebliğini yapmak, cevabının verilmesi gerekiyorsa cevap yazısını hazırlamak, cevap verilmesini sağladıktan sonra arşivlemesini yapmak,
          (2) Müdürlük personelinin sağlık, izin ve özlük işleri ile ilgili iş ve işlemlerinin yazışmasını yaptıktan sonra arşivlemesini yapmak,
          (3) Müdürlük için yararlı dergilerin abonelik işlemlerini yapmak, ilgili yerlerine ulaşmasını sağladıktan sonra arşivlemek,
          (4) Müdürlüğün tüm birimlerinde bulunan demirbaşlara ait demirbaş listesini Taşınır Mal Yönetmeliğine göre hazırlamak ilgili bürolara asmak, demirbaş defterine tutmak suretiyle her yılsonu icmal ve tadat cetvellerini hazırlayarak, Demirbaş eşyanın kontrolünü yapmak. Miadı dolan demirbaşların da hek'e ayrılması için gerekli yerlerle yazışma yapılmasını sağlamak, sonra da demirbaş kayıt defterinden düşülmesini yapmak,
          (5) Müdürlüğün e-mail adresine gelen mailleri her gün kontrol etmek ve süresinde cevap verilmesini sağlamak,
          (6) Müdürlük bütçesini hazırlamak, imza aşamasından sonra Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek,
          (7) Müdürlüğün malzeme ikmal ve stok kontrolünü yapmak, teminini sağlamak,
       Bilgi İşlem Bürosu
       MADDE 9-
          (1)Belediyemizde mevcut bilgisayar sistemlerinde kurulu olan programların bakım ve güncellemelerini yapmak veya yaptırmak,
          (2) Sistemlerin sürekliliğini sağlamak üzere, gerekli emniyet tedbirlerini almak ve uygulamak,
          (3) Veri güvenliğini sağlamak ve uygulamak,
          (4) Müdürlükler arası veri alışverişini sağlamak üzere intranet (birimler arası bilgisayar ağı) oluşturmak,
          (5) Bilgisayar sisteminde bulunan işletim sistemleri, antivirüs yazılımı, uygulama yazılımları gibi temel programların kesintisiz ve güvenli olarak çalışmasını sağlamak,
          (6) Kişisel verilerin, diğer kurumlarca anlaşma çerçevesinde paylaşılmasını, kullanılmasını ve verilerin korunmasını sağlamak.
          (7) Bilgisayar kullanıcılarından gelen hata ve problemleri takip etmek ve çözüme kavuşturmak.
          (8) Donanımdan kaynaklanan problemleri donanım bürosu ile ortaklaşa çalışarak çözülmesini sağlamak.
          (9) Belediye verilerinin tutulduğu veritabanı yazılımının bakımı, devamlılığı, hatasız çalışması ve bilgilerin yedeklenmesi işlemlerini yapmak veya ihale yolu ile yaptırmak.
          (10) Bilgisayar sistemine ait yedekleme yazılımının sorunsuz olarak çalışması için gerekli tedbirleri almak ve ihtiyaç halinde ilgili firmalardan destek alarak çözümünü sağlamak,
          (11) Belediye, kanunlarla başka bir kamu kurum ve kuruluşuna verilmeyen mahallî müşterek nitelikteki bilgisayar sistemlerinin Bilgisayar ve yan donanımları ihtiyaçlarını belirlemek, kurulması ve bakım hizmetlerini yapmak veya yaptırmak,
          (12) Trabzon Belediyesi Başkanlık binası ve diğer Kamu kuruluşların Network altyapısının kurulması ve faaliyete geçirilmesini yapmak veya yaptırmak,
          (13) Bilgisayar ve yan donanımları ile aktif ağ cihazlarının çalışabilir durumda olmasını sağlamak,
          (14) Trabzon Belediye Başkanlığına bağlı birimlerinde kullanılan donanımların envanter bilgilerinin veri tabanına aktarılması ve takibini yapmak,
          (15) Trabzon Belediye Başkanlığına bağlı dışarıdaki birimlerde teknik ofislerce çözülemeyen arızalara çözüm bulabilmek için teknik ofislerle irtibata geçerek yol göstermek,
          (16) Donanım arızası tespit edilen kullanıcıların arızalarını gidermek,
          (17) Satın alınıp birimlere gönderilecek bilgisayarlar için IMAGE çalışması yapmak, yapılan çalışma sonunda oluşturulan CD ve DVD'leri birimlere göndermek,
          (18) Satın alınacak ürünlerin testlerini yapmak,
          (19) Birimlere alınacak Kesintisiz Güç Kaynaklarının güç hesaplanmasını yapmak,
          (20) Satın alınan donanımların ve yapısal kablolama yapılacak birimlerin Teknik Şartnameye uygun olup olmadığını tespit eden Muayene Kabul Komisyonlarını belirlemek ve muayene kabulleri yapılarak tutanaklarını incelemek, eksik olan tutanakların yeninden tanzim edilmesi için ilgili birimlerle irtibata geçmek,
          (21) Satın alınacak donanımların ve aktif cihazların piyasa araştırmaları yapılarak maliyetlerinin çıkarmak,
          (22) Altyapısı tamamlanan birimlerin işletime alınmadan önce aktivasyon yapılacak birimlerin tespit edilerek yetkililere bildirmek,
          (23) İnternet ve Web sitesi kurarak çağdaş haberleşme ve bilgi alışverişini sağlamak.
       Kent Bilgi Sistemi Bürosu
       MADDE 10-
          (1) Belediyemizdeki tüm birimlerde kullanılan Yönetim Bilgi Sistemi Yazılımının kesintisiz, güvenli ve hatasız bir şekilde çalışmasını sağlamak,
          (2) Yönetim Bilgi Sistemi Yazılımının birimlerden gelen program, rapor ve diğer istekler doğrultusunda dinamik bir yapıda gelişmesini ve devam ettirilmesini sağlamak,
          (3) Yönetim Bilgi Sistemi Yazılımında, yeni kullanıcı hesabı açılması, kullanıcı yetkilerinde değişiklik ve düzenleme işleri yürütmek,
          (4) Coğrafi Bilgi Sistemi Yazılımlarının kesintisiz ve sağlıklı olarak çalışması için bakım onarım ve güncellenme işlemlerini yapmak,
          (5) Kent Bilgi Sistemi içerisinde bulunan, Coğrafi Bilgi Sistemi Yazılımı ve Yönetim Bilgi Sistemi Yazılımlarının her türlü bakım, onarım, güncelleme hizmetlerinin ihale yoluyla yapılmasını sağlamak,
       Numarataj Bürosu
       MADDE 11-
          (1) Mevzuatın öngördüğü çerçeve ve standartlarda Numarataj ve bina kimlik çalışmasını tamamlamak, güncellemelerini yapmak,
          (2) Cadde, sokak, meydan, park ve bahçelere isim verilme tekliflerini Meclise sunmak, binalara kapı numarası vermek,
          (3) Coğrafi Bilgi Sistemi (GİS) ile kent bilgi sisteminin kurulmasına yardımcı olmak,
          (4) Görevle ilgili her türlü iç/dış yazışmaları yapmak, Başkana, Encümene, Meclise teklifler sunmak, verilen kararları uygulamak,
          (5) Mer'i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevleri ile Başkanlıkça verilen görevleri yerine getirmek,
          (6) Faaliyet konularıyla ilgili açılan mahkemelerde savunma yapmak, keşiflere katılmak,
       Müdürlük Yetkisi
       MADDE 12- Bilgi İşlem Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.
       Müdürlüğün Sorumluluğu
       MADDE 13- Bilgi İşlem Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.
       Müdürün Görev, Yetki ve Sorumluluğu
       MADDE 14-
          (1) Bilgi İşlem Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil eder,
          (2) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir. Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler,
          (3) Bilgi İşlem Müdürlüğünün Tahakkuk Amiri, Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin 1. Sicil ve Disiplin amiridir,
          (4) Bilgi İşlem Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlamak,
          (5) Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapmak,
          (6) İdari olarak çalışan personelin görev ve sorumluluklarının takibini yapmak ve organizasyonunu sağlamak,
          (7) Birim personeli ile üst idare arasındaki koordinasyonu sağlamak,
          (8) Belediyenin genel işleyişi çerçevesinde birimi ile ilgili proje ve hizmet çalışmalarını yürütmek.
          (9) Müdürlük hizmetlerini yürütürken diğer kamu kurumları ile koordinasyonu ve işbirliğini sağlamak.
          (10)Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

       Görevin alınması
       MADDE 15- Büro elemanı dışında kalan Müdürlüğün tüm elemanlarına verilen belgeler, dosyalar ve tüm işler zimmet defterine kaydedilerek ilgilisine verilir.
       Görevin Planlanması
       MADDE 16- Bilgi İşlem Müdürlüğündeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dahilinde yürütülür.
       Görevin Yürütülmesi
       MADDE 17- Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

BEŞİNCİ BÖLÜM

       Müdürlük Birimleri Arasında İşbirliği
       MADDE 18-
          (1) Müdürlük dahilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.
          (2) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.
          (3) Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder.
          (4) Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.
          (5) Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.
       Diğer Kurum ve Kuruluşlarla Koordinasyon
       MADDE 19 -
          (1) Müdürlükler arası yazışmalar Müdür' ün imzası ile yürütülür.
          (2) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

ALTINCI BÖLÜM

       Gelen Giden Evrakla İlgili Yapılacak İşlem
       MADDE 20 -
          (1) Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.
          (2) Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterlerine sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları yine zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim edilir.
       Arşivleme ve Dosyalama
       MADDE 21-
          (1) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır.
          (2) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.
          (3) Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.

YEDİNCİ BÖLÜM

       Denetim, Personel Sicil ve Disiplin Hükümleri
       MADDE 22 -
          (1) Bilgi İşlem Müdürü tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.
          (2) Bilgi İşlem Müdürü 1. Sicil amiri olarak personelin yıllık sicil notlarını verir.
          (3) Bilgi İşlem Müdürü 1. Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.
          (4) Bilgi İşlem Müdürlüğünde çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme ve cezalandırma vb. işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan dosya tutulur

SEKİZİNCİ BÖLÜM

       Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller
       MADDE 23 - (1) İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.
       Yürürlük
       MADDE 24-Bu Yönetmelik hükümleri; Trabzon Belediye Meclisinin kararından sonra belediye internet sayfasında yayımı ile yürürlüğe girer.
       Yürütme
       MADDE 25- Bu Yönetmelik hükümlerini Trabzon Belediye Başkanı yürütür.

       Not: Belediye Meclisinin 04.12.2009 tarih ve 443 Sayılı Kararın Ekidir.