T.C.
TRABZON BELEDİYESİ
DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV,YETKİ, SORUMLULUK VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

       Amaç:

       MADDE 1- Bu yönetmeliğin amacı; Destek Hizmetleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

       Kapsam
       MADDE 2- Bu Yönetmelik Destek Hizmetleri Müdürlüğü'nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

       Dayanak
       MADDE 3- Bu Yönetmelik, 03/07/2005 tarihli 5393 sayılı Belediye Kanununu ve diğer mer'i mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır.

       Tanımlar
       MADDE 4- Bu Yönetmeliğin uygulanmasında;
       a) Başkan : Trabzon Belediye Başkanı'nı,
       b) Belediye : Trabzon Belediyesini
       c) Müdür : Destek Hizmetleri Müdürü'nü,
       ç) Müdürlük : Destek Hizmetleri Müdürlüğü'nü,
       d) Personel : Destek Hizmetleri Müdürlüğüne bağlı çalışanların tümünü, ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM
Teşkilat

       Teşkilat
       MADDE 5-
       1) Destek Hizmetleri Müdürlüğü'nün Personel yapısı aşağıda belirtildiği gibidir.
           a) Müdür
           b) Memurlar
           c) İşçiler
           d) Diğer personel
       2) Trabzon Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğü'nde 1 (bir) Müdür ve 4 (dört) şeflik ile mer'i norm kadro mevzuatına uygun nitelik ve sayıda personel görev yapar. Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.
           a) Müdür
           b) Stratejik Yönetim Birimi.
           c) Destek Hizmetleri Şefliği
           d) Ulaşım Şefliği
           e) Makine İkmal Bakım ve Onarım Şefliği
           f) Satın Alma Şefliği
       3) Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde birimlerin hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda, iş ve işlemlerin daha etkin ve verimli yürütülebilmesi için Müdürün teklifi ve Belediye Başkanının onayı ile hizmet gereği görevlendirilme yapılabilir.
       4)Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu birimde görev yapmakta olan şef ve diğer personelin yetki ve sorumlulukları ilgili birim amirinin teklifi ve bir üst amirin onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır.
       MADDE 6- Destek Hizmetleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlı olarak işlerini yürütür.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev, Yetki ve Sorumluluklar

       Müdürlüğün Görev, Yetki ve Sorumlulukları
       MADDE 7-
       1) Belediyenin toplu taşımacılık hizmetini halkın istifade edebileceği şekilde düzenlemek,
       2) Belediyemiz bakım ağında bulunan tüm yollardaki araç ve yaya trafiğinin tanzim etmek, yasaklama ve yönlendirme işaretlerini koymak, mevcut sinyalizasyon kavşaklarının bakımı,onarımı ve yeni düzenlenen kavşaklarda gerekli olan sinyalizasyon sistemini kurmak,
       3) Trabzon Belediye Başkanlığına ait olan araç ve iş makinelerinin kayıtlarını tutmak, hurdaya intikal edecek olan araç ve iş makinelerinin gerekli trafik tescil işlemlerini yürütmek ve gerekli yazışmaları yapmak, araçların sicil dosyalarını tutarak, ruhsat, trafik tescil, kaza, trafik sigortası, egzost ve fenni muayenelerini takip etmek, muhafaza etmek,
       4) Belediyemize ait araç, iş makinesi ve ekipmanın, diğer birimlerden gelen talepler doğrultusunda sevk ve idaresini, etkin ve verimli çalıştırılmasını, koordinasyonunu sağlamak, Araç, iş makinesi ve ekipmanlarımızda oluşan arızalarımızın, tespitini yapmak, atölyemizde bakım ve onarımını yapmak, atölyemizde yapılamayacak olanların dış piyasaya sevkini yapmak, yedek parça ihtiyacının tespitini ve teminini yapmak, iş ve işçilikler ile alınan yedek parçaların kontrol ve kabulünü yapmak,
       5) Müdürlüğümüz bünyesinde bulunan imalat atölyelerinde şehir geneli için gerekli emniyet tedbirlerini almak, (korkuluk vb. yapılması) kent mobilyalarının ve her türlü çocuk oyun aletlerinin imal edilmesi ve gerekli yerlere montajlarının yapılmasını sağlamak,
       6) Trabzon Belediyesine ait her türlü aydınlatma işlemlerini yapmak ve bunların bakım ve onarımını yapmak,
       7) Birimlerde kullanılacak yedek parça, malzeme, makine ve aletlerin toplu ve programlı satın alınması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip etmek,
       8) Müdürlük ihtiyacı olarak satın alım veya bağış yoluyla alınan tüm demirbaşların kayıt altına alınması kullanım süresi dolan demirbaşların kayıtlardan düşülerek ambara hurda olarak teslimini sağlamak.

       Stratejik Yönetim Biriminin Görev, Yetki ve Sorumluluğu
       MADDE 8-
       1) Müdürlüğün stratejik planının hazırlanmasını koordine etmek,
       2) Müdürlüğün performans programının hazırlanmasını sağlamak,
       3) Müdürlüğün faaliyet raporunu hazırlamak,
       4) İç kontrol ve kalite yönetim sistemlerini kurmak, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak,

       Destek Hizmetleri Şefliğinin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
       MADDE 9-
       1) Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterlerine sayılarına göre işlenir, Müdür tarafından personele havale edilir, dış müdürlük evrakları yine zimmetle ilgili müdürlüğe teslim edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür. Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılması,
       2) Müdürlüklerle yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanması. İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır. Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.
       3) Müdürlüğümüzde çalışan personellerin özlük işlemlerinin takip edilmesi ve her ay maaş bordrolarının düzenli olarak yapılması,
       4) Günlük olarak atölyelerde yapılan ve programlanan işlerin ilgili şefliklerle işbirliği yapılarak rapor halinde yazılmak suretiyle Başkanlık Makamına ve ilgili Başkan Yardımcılığına verilmesi,
       5) Belediyemiz hizmetlerinde çalıştırılarak ekonomik ömürlerini doldurmuş araç, iş makinesi ve diğer eski malzemelerin satışları MKE'ne yada 2886 sayılı D.İ.K'nun ilgili maddesine göre ihale yapılarak satış işlemlerinin yapılması
       6) 3308 sayılı yasa gereği zorunlu olarak çalıştırılan stajyer öğrencinin çalıştıkları süre içerisinde okullarıyla koordineli olarak bordroları düzenlenerek gerekli özlük işlemlerinin yapılması
       7) 4857 sayılı iş kanununun 80. maddesi ve iş sağlığı ve kurulları hakkındaki yönetmeliğin 4. maddesine göre kurulan Belediyemizin iş sağlığı ve güvenliği kurulunun toplanmasının sağlanması, gerekli dosyalarının tutulması ve alınan kararların yazılarak ilgisine göre müdürlüklere verilmesi.
       8) Ücrete tabi olmayan stajyer öğrencilere de iş atölyelerimizde gerekli stajlarının yaptırılması.

       Ulaşım Şefliğinin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
       MADDE 10-
       1) Ulaşım kısım bürosu:
       Belediyemizce halkımıza getirilmekte olan ulaşım hizmetlerinde değişen otobüs hareket saatlerinin işlenmesi, ulaşım kısmındaki personellerin özlük işlemlerinin yapılarak maaş bordrolarının hazırlanması, şoför nöbet çizelgelerinin hazırlanması ve ilgili şoför personele duyurulması, otobüs paso işlemlerinin takibi ve yürütülmesi ile diğer ulaşım işlemlerinin aksatılmadan yürütülmesi.
       2) Baş Şoförlük (hareket servisi)
           a) Araçların görev kağıtlarını düzenlemek, görevlerin gerçekleştirilmesini sağlamak,
           b) Verilen görevlerin şoförler tarafından yerinde ve zamanında yerine getirilmesini sağlamak.
           c) Araçların arıza, periyodik bakımlarını tespit ederek, Bakım Onarım Kısmına bildirmek, gerekli bakım-onarımın yaptırılması için ilgili şefliklerle koordinasyonu sağlamak,
           d) Araçların günlük çalışma ve faaliyet kayıtlarını tutmak
           e) Bekçilerin hizmet süresi içinde nöbet çizelgelerinin oluşturulması, takibi ve görebilecekleri uygun bir yere asılması, duyurulması, ihtiyaca göre oluşabilecek vazifeler için gerekli talimatları ilgili Başkan Yardımcısı ve Müdürün görüşleri doğrultusunda vermek ve ilan etmek,
           f) Hizmet ihalesi kapsamında çalıştırılan kiralık araçların sevk ve organizasyonunu sağlamak,
           g) Belediye sınırları mücavir alanlar dahili ve harici toplu taşımacılık hizmetini halkın istifade edebileceği şekilde düzenlemek,
           h) Belediyemizin kültür, tanıtım ve diğer toplu organizasyonlarında otobüslerin organizasyonlarını yapmak, görevlerin yerinde ve zamanında yapılmasını sağlamak.
       3) Trafik Kısmı:
           a) Trafik Sinyalizasyon Kısmı: Belediyemiz bakım ağında bulunan tüm yollardaki araç ve yaya trafiğinin tanzimi, yasaklama ve yönlendirme işaretlerinin konulması, mevcut sinyalizasyon kavşaklarının bakımı, onarımı ve yeni düzenlenen kavşaklarda gerekli olan sinyalizasyon sisteminin kurulması.
           b) Reklam Kısmı: Belediyemize ait reklam panosu, afiş, pankart vb. gibi bilgilendirme amaçlı imalatların yapılması.

       Makine İkmal Bakım ve Onarım Şefliğinin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
       MADDE 11 -
       1)Bakım Onarım kısmı:
           a) Trafik Tescil bürosu
           b) Ağır Bakım,
           c) Ağır Bakım Kaynakhane,
           d) Motorhane,
           e) Kamyon Hafif Şase,
           f) Otobüs Hafif Şase,
           g) Oto Kasa- Kaporta
           h) Oto Elektrik,
           i) Oto Boya,
           k) Tornahane,
           l) Oto Radyatör,
           m) Oto Balata,
           n) Lastikhane (oto lastik)
           o) Oto Bakım ve Yıkama Yağlama atölyelerinden oluşmakta olup görev, yetki ve sorumlulukları şu şekildedir:
              1) Trafik Tescil Bürosu: Trabzon Belediye Başkanlığına ait olan araç ve iş makinelerinin kayıtlarını tutmak, hurdaya intikal edecek olan araç ve iş makinelerinin gerekli trafik tescil işlemlerini yürütmek ve gerekli yazışmaları yapmak, araçların sicil dosyalarını tutarak, ruhsat, trafik tescil, kaza, trafik sigortası, egzost ve fenni muayenelerini takip etmek, muhafaza etmek,
              2) Diğer bakım onarım atölyeleri: Belediyemize ait araç, iş makinesi ve ekipmanın, diğer birimlerden gelen talepler doğrultusunda sevk ve idaresini, etkin ve verimli çalıştırılmasını, koordinasyonu sağlamak, Araç, iş makinesi ve ekipmanlarımızda oluşan arızalarımızın, tespitini yapmak, atölyemizde bakım ve onarımını yapmak, atölyemizde yapılamayacak olanların dış piyasaya sevkini yapmak, yedek parça ihtiyacının tespitini ve teminini yapmak, iş ve işçilikler ile alınan yedek parçaların kontrol ve kabulünü yapmak,
       2) İkmal kısmı:
           a) Belediyemizde ihtiyaç hasıl olan araç, iş makinesi veya ekipmanın tespitini ve teminini sağlamak,
           b) Araç ve iş makinelerimizin kullandığı akaryakıt ve madeni yağın temini, kontrolü ve kabulünü yapmak, gerekli raporları oluşturmak,
           c) Yıllık Periyodik Bakım takvimimiz ile koruyucu ve önleyici bakımlar yapmak, d) Trabzon Belediyesine ait tüm araçlara gerekli olan yedek parçaların cinsleri ve miktarlarının belirlenmesi, yeterli stok miktarının sağlanması için gerekli planlamanın yapılması ve yedek parça ambarındaki stok durumunun takip edilmesi, imalatlar için gerekli malzemelerin stok durumlarının takip edilmesi.
       3) İmalat kısmı:
           a) İmalathane (çelik eşya)
           b) Kaynakhane,
           c) Marangozhane,
           d) Döşemehane (oto döşeme),
           e) İmalat boya atölyelerinden oluşmakta olup görev, yetki ve sorumlulukları şu şekildedir:
              1) Müdürlüğümüzde yürütülen iş ve işlemlerin yürütülmesinde gerekli takım, alet ve edevatı tespit etmek, temin etmek, muhafaza etmektir.
              2) Müdürlüğümüz bünyesinde bulunan imalat atölyelerinde şehir geneli için gerekli emniyet tedbirlerinin alınması (korkuluk vb. yapılması) kent mobilyalarının ve her türlü çocuk oyun aletlerinin imal edilmesi ve gerekli yerlere montajlarının yapılması.
       4) Teknik hizmetler:
           a) İnşaat elektrik atölyesi
           b) Kalorifer bakım atölyesi
           c) Telefon hat bakım atölyesi
       Atölyelerinden oluşmakta olup görev yetki ve sorumlulukları şu şekildedir:
           1) Trabzon Belediyesine ait her türlü aydınlatma işlemleri,
           2) İnşaat elektrik yapımı ve onarımı
           3) Belediyemize ait tüm elektrik motorları, kuvvet tesisat işleri ve telefon hat bakım işleri
           4) Belediyemize ait tüm elektrik faturalarının tahakkuk işlemleri
           5) Belediyemize ait kalorifer kazanlarının bakımı, yakıt ikmallerinin durumu ve diğer işlemlerinin yürütülmesi.

       Satın Alma Şefliğinin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
       MADDE 12-
       1) Satın Alma kısmı:
           a) Belediyemiz bünyesindeki birim müdürlüklerinin talepleri doğrultusunda 4735 sayılı kamu ihaleleri sözleşmeleri kanunu ile ilgili tebliğ ve genelgelerle mal ve hizmet alımlarının gerçekleştirilmesi.
           b) 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun 22 (d) maddesi gereği bütün müdürlüklerin acil ihtiyaçlarının doğrudan temin yoluyla satın alınmasına yardımcı olmak.
           c) Belediye birimlerinin ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetleri istenilen zaman ve şekilde temin etmek, ortak ihtiyaçlarda koordineyi sağlayarak talepleri karşılamak.
           d) Stok kontrollerinin ve malzeme sayımlarının zamanında yapılması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak.
           e) Hizmetlerin aksamaması için gerekli yedek parça, malzeme ve bilgi akışının takip edilmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak.
           f) Yedek parça ve malzeme standartlarının oluşturulması ve bu standartlara uygun malzemelerinin kullanılmasının temin edilmesi, tüm yedek parçaların istenen kalitede olup olmadığının kontrol edilmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak.
           g) Biriminde kullanılacak yedek parça, malzeme, makine ve aletlerin toplu ve programlı satın alınması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek
           h) Malzeme giriş-çıkış takibi, ayniyat kesimi, evrakların hazırlanması, satın alma taleplerinin karşılanması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak.
           i) Mer'i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak.
        2) Taşınır Kayıt Kontrol İşlemleri kısmı:
           a) Müdürlük ihtiyacı olarak satın alım veya bağış yoluyla alınan tüm demirbaşların kayıt altına alınması kullanım süresi dolan demirbaşların kayıtlardan düşülerek ambara hurda olarak teslimini sağlamak.
           b) Demirbaş kayıtlarının tutmak, düzenlemek, bakım ve denetiminin yapılmasını sağlamak.
           c) Emekli olan personellerin üzerlerine zimmetli olan alet ve edevatın kontrol edilerek emeklilik esnasında ilgili kişinin ilişiğini kesmek.
           d) Yılsonu envanterinin düzenlenmesini sağlamak.

       Müdürlük Yetkisi
       MADDE 13- Destek Hizmetleri Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

       Müdürlüğün Sorumluluğu
       MADDE 14- Destek Hizmetleri Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.

       Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları
       MADDE 15-
       1) Belediye Başkanı'nın ve/veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının gözetimi ve denetimi altında, mer'i mevzuat gereği Müdürlüğün; sevk ve idaresini, organize edilmesini, kadrolar arasında görevlerin dağıtılmasını, iş ve işlemlerin yeniden tanzimine ilişkin dâhili düzenlemeleri yapmak,
       2) Müdürlüğü için, Başkanlığın gayeleri, stratejileri, bütçeleri ile uyumlu hedefler, planlar, programlar geliştirmek ve verilen sorumluluğa göre icraat yapmak,
       3) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planlar hazırlamak. Planların uygunluk ve yeterliliğini devamlı olarak izlemek, gerekiyorsa, düzeltmeye yönelik tedbirleri almak,
       4) Müdürlüğün işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik olarak istenen şekilde sonuçlandırmak üzere planlamak,
       5) Gelecekte doğacak ihtiyaçlara cevap verebilecek şekilde elindeki işyeri, kadro, makine, ve teçhizatın planlamasını yapmak,
       6) Kendisinin ve personelinin beceri ve mesleki bilgi açısından gelişmesini sağlamak üzere eğitim planlamasını yapmak,
       7) Çalıştırdıkları görevlilerin iş tariflerini ve performans kriterlerini hazırlamak,
       8) Çalıştırdıkları görevlilerin, işbölümü esasları dâhilinde, sorumluluklarını belirlemek ve bu görevleri benimsetmek,
       9) Emrindeki elemanlara görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli yetki delegasyonunu yapmak, onları inisiyatiflerini ve yetkilerini kullanmaya teşvik etmek,
       10) Müdürlüğün tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili mer'i mevzuata riayeti sağlamak, bunların uygulanmasını sürekli kontrol etmek; düzeltilmesi gereken hususlar için de olumlu öneri ve teklifleri sunmak,
       11) Müdürlüğündeki astlarının diğer Müdürlükler ile yaptıkları ortak çalışmalarda uyum ve koordinasyonu sağlamak,
       12) Müdürlük harcamalarının bütçeye uygunluğunu devamlı kontrol altında bulundurmak,
       13) Yapılmakta olan işleri zaman, miktar ve kalite açısından devamlı kontrol etmek,
       14) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydın tutulmasını, gerekli belgelerin düzenlenmesini ve takibini, önemli olan evrakın muhafaza edilmesini, bu konulardaki mevzuat ve usullere göre hareket edilmesini temin etmek. Önemini kaybeden evrakı kabul edilmiş usullere göre imha etmek,
       15) Görev alanındaki faaliyetlerin durumunu ve neticelerini tespit etmek ve değerlendirmek ve gerekli tedbirleri almak için istatistikî bilgileri tanzim etmek ve/veya ettirmek,
       16) Müdürlüğün görev alanına ilişkin olarak belirtilen tüm görevlerin, etkin biçimde ve bütünlük içerisinde geciktirilmeden, ilgili mer'i mevzuata uygun icra edilmesini, denetlenmesini ve raporlanmasını sağlamak,
       17) Ekonomiklik, üretkenlik, yüksek verimlilik ve performans artırıcı etki oluşturmak amacıyla mer'i mevzuat ve stratejik hedefler çerçevesinde dış hizmet alım yoluyla yapılması mümkün olan hizmetleri uzman özel ve/veya tüzel kişilere usulüne uygun yaptırılmasını sağlamak,
       18) Müdürlüğümüzde çalışan personelin özlük işlemlerinin takip etmek,

       Şeflerin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
       MADDE 16-
       1) Müdürlüğün çalışma konularında kendi kısmı ile ilgili çalışmaların yapılmasını sağlamak,
       2) Görev ve çalışmaları yönünden biriminin müdürüne karşı sorumludur. Müdür tarafından mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri yapmak,
       3) Verimli çalışmanın sağlanması için yasaların verdiği yetki çerçevesinde her türlü teknolojik gelişmeyi takip etmek ve uygulamak,
       4) Başkanlığın amaçlarını ve stratejilerini, yönettiği ve işbirliği yaptığı personele açıklamak, en iyi şekilde yönetmeleri için gerekli izahatı vermek ve uygulamaları kontrol etmek,
       5) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planlar hazırlamak, Planların uygunluk ve yeterliliğini devamlı olarak izlemek, gerekiyorsa düzeltmeye yönelik tedbirleri almak,
       6) Haberleşme ve evrak akışını, üst kademelere istenen bilgileri zamanında ulaştırabilecek ve alt kademelere kurum karar ve yönetmelikleri hakkında zamanında ve doğru bilgi verebilecek şekilde planlamak,
       7) Kendisinin ve personelinin beceri ve mesleki bilgi açısından gelişmesini sağlamak üzere eğitim planlamasını yapmak,
       8) Çalıştırdıkları görevlilerin iş tariflerini ve performans kriterlerini hazırlayıp amirine teklif etmek,
       9) Çalıştırdıkları görevlilerin iş bölümü esasları dahilinde, sorumluluklarını belirlemek ve bu görevleri benimsetmek,
       10) Emrindeki elemanlara görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli yetki delegasyonunu yapmak, onları inisiyatiflerini ve yetkilerini kullanmaya teşvik etmek,
       11) Kendisinin ve organizasyonun verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı artırmak,
       12) Haberleşmeye büyük önem vererek, alınan kararların uygulayıcılarına doğru bir şekilde ve süratle ulaştırılmasını sağlamak,
       13) Kendine bağlı olan personelin aralarında koordinasyon kurmalarını ve onların da Başkanlığın hedeflerine uygun olarak birlikte çalışmalarını temin etmek,
       14) Personelinin moralini en yüksek seviyede tutarak, daha azimli çalışmaya daha başarılı olmaya teşvik etmek,

       Diğer Personel Görev, Yetki ve Sorumlulukları
       MADDE 17-
       1) Başkanlığın amaçlarını ve genel stratejilerini, çalıştığı müdürlüğün uğraş alanlarını ilgilendiren boyutuyla öğrenmek ve buna uygun tutum davranış sergilemek,
       2) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanmasında amirinin direktiflerine uygun iş ve işlemleri yapmak,
       3) Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirmek, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılmak,
       4) Müdürlüğün verimliliğini arttırılması ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli şekilde yürütülmesi için çalışma metotlarını geliştirmek, genel ahlaka ve adaba uygun hareket etmek,
       5) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutmak, gerekli belgeleri düzenlemek ve takip etmek, önemli olan evrakı usulüne uygun muhafaza etmek,
       6) Görev alanındaki faaliyetlerin durumunu ve neticeleriyle ilgili istatistikî bilgileri tanzim etmek, gerektiğinde bu bilgileri amirlerine ve ilgililere sunmak,
       7) Vatandaşlardan gelen başvurularda onları yönlendirmek ve bilgilendirmek,
       8) Ayniyat kayıtlarını ve demirbaş zimmetlerini titizlikle tutmak,
       9) Birime gelen evrakın ekleriyle birlikte tam olup olmadığını kontrol etmek, imza karşılığı almak, gelen evrak defterine kaydetmek,
       10) Birimden çıkan evrak, doküman vb. yazışmaların resmi yazışma kuralları yönergesi esaslarına uygunluğunu kontrol ettikten sonra, giden evrak defterine kaydederek, ilgili yere gönderilmesi sağlamak,

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Görev ve Hizmetlerin İcrası

       Görevin Alınması
       MADDE 18- Büro elemanları dışında kalan Müdürlüğün tüm elemanlarına verilen belgeler, dosyalar ve tüm işler zimmet defterine kaydedilerek ilgilisine verilir.

       Görevin Planlanması
       MADDE 19- Destek Hizmetleri Müdürlüğündeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür.

       Görevin Yürütülmesi
       MADDE 20 - Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

BEŞİNCİ BÖLÜM
İşbirliği ve Koordinasyon

       Müdürlük Birimleri Arasında İşbirliği
       MADDE 21-
       1) Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır,
       2) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir,
       3) Evrakları gereği için ilgili personele havale etmek,
       4) Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.
       5) Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

       Diğer Kurum ve Kuruluşlarla Koordinasyon
       MADDE 22-
       1) Müdürlükler arası yazışmalar Müdür' ün imzası ile yürütülür.
       2) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; memur, büro sorumlusu, Müdür parafı ile Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

ALTINCI BÖLÜM
Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme

       Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlem
       MADDE 23-
       1) Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür, evrakı inceledikten sonra ilgilisi personele havale eder. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.
       2) Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterine işlenir. Diğer müdürlüğe giden evraklar zimmetle teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır.

       Arşivleme ve dosyalama
       MADDE 24 -
       1) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır.
       2) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.
       3) Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.

YEDİNCİ BÖLÜM
Denetim

       Denetim, Personel Sicil ve Disiplin Hükümleri
       MADDE 25-
       1) Destek Hizmetleri Müdürü tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.
       2) Destek Hizmetleri Müdürü 1. Sicil amiri olarak personelin yıllık sicil notlarını verir.
       3) Destek Hizmetleri Müdürü 1. Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.
       4) Destek Hizmetleri Müdürlüğünde çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme ve cezalandırma vb. işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan dosya tutulur.

SEKİZİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler

       Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller
       MADDE 26- İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

       Yürürlük
       MADDE 27- Bu Yönetmelik hükümleri; Trabzon Belediye Meclisinin kararından sonra belediye internet sayfasında yayımı ile yürürlüğe girer.

       Yürütme
       MADDE 28- Bu Yönetmelik hükümlerini Trabzon Belediye Başkanı yürütür.

       Not: Belediye Meclisinin 04.03.2010 tarih ve 98 Sayılı Kararın Ekidir.