T.C.
TRABZON BELEDİYESİ
ETÜD PROJE MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV,YETKİ, SORUMLULUK VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

       Amaç:
       MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı; Etüd Proje Müdürlüğü'nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

       Kapsam
       MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik Etüd Proje Müdürlüğü'nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

       Dayanak
       MADDE 3- (1) Trabzon Belediye Meclisinin 03/11/2009 tarih ve 2009/373 sayılı kararı ile norm kadrosu oluşturulan Etüd Proje Müdürlüğüne ait bu yönetmelik; 03/07/2005 tarihli 5393 sayılı Belediye Kanunu ve diğer mer'i mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır.

       Tanımlar
       MADDE 4- (1) Bu Yönetmelikte geçen;
       a) Belediye : Trabzon Belediye Başkanlığı'nı,
       b) Başkan : Trabzon Belediye Başkanı'nı,
       c) Müdür : Etüd Proje Müdürü'nü,
       ç) Müdürlük : Etüd Proje Müdürlüğü'nü,
       d) Personel : Müdürlüğe bağlı çalışanların tümünü,
       e) Yönetmelik : Etüd Proje Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

       Teşkilat
       MADDE 5-(1) Etüd Proje Müdürlüğünün personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir.
       a) Müdür
       b) Şefler
       c) Memurlar
       d) İşçiler
       e) Diğer personel
       (2) Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.
       a) Müdür
       1) Fon/ Hibe Birimi
       2) Strateji Birimi
       b) Proje şefliği
       1) Kentsel Tasarım Ofisi
       2) Proje Servisi
       c) Yapım şefliği
       1) İhale Birimi
       2) Kontrol Birimi
       (3) Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde birimlerin hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda, iş ve işlemlerin daha etkin ve verimli yürütülebilmesi için Müdürün teklifi ve Belediye Başkanının onayı ile hizmet gereği görevlendirilme yapılabilir.
       (4) Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu birimde görev yapmakta olan şef ve diğer personelin yetki ve sorumlulukları ilgili birim amirinin teklifi ve bir üst amirin onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır.

       MADDE 6 - (1) Etüd Proje Müdürlüğü, Belediye Başkanına bağlı olarak işlerini yürütür.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

       Müdürlüğün Görevleri
       MADDE 7- (1) Trabzon Belediye Başkanlığı'nın amaçları prensip ve stratejileri doğrultusunda bağlı bulunan mevzuat ile Belediye Başkanı'nın belirleyeceği esaslar çerçevesinde, Başkanlık Makamının emir ve direktifleri doğrultusunda hareket etmek.

       a) Fon/Hibe Biriminin Görevleri:
       1) Ulusal ve Uluslar arası hibe, fon ve krediler takip edilerek bu mali kaynaklara yönelik projeler hazırlamak ve uygulamak,
       2) Mevzuat ve programları takip etmek, gerektiğinde eğitim almak ve eğitim vermek,
       3) Kurum, Kuruluşlar ve STK'lar tarafından gelen ortaklık ve iştirakçilik taleplerini değerlendirmek ve koordinasyonunu sağlamak,

       b) Strateji Biriminin Görevleri:
       1) Belediyenin stratejik planının hazırlanmasını koordine etmek ve sonuçlarının konsolide edilmesi çalışmalarını yürütmek,
       2) Belediyenin performans programının hazırlanmasını sağlamak,
       3) Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarını da esas alarak idarenin faaliyet raporunu hazırlamak,
       4) İç kontrol ve kalite yönetim sistemlerini kurmak, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak,
       5) Yönetim bilgi ve otomasyon sistemlerine ilişkin hizmetleri yerine getirmek,
       6) Kurum kapasitesini artırmak için çalışmak ve yasal mevzuattaki değişikliklere göre gerekli çalışmaları yapmak,

       Müdürlük yetkisi
       MADDE 8 - (1) Etüd Proje Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

       Müdürlüğün sorumluluğu
       MADDE 9 - (1) Etüd Proje Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.

       Müdürün görev, yetki ve sorumluluğu
       MADDE 10 -(1) Etüd Proje Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil etmek,
       (2) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir. Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenlemek,
       (3) Etüd Proje Müdürlüğünün Tahakkuk Amiri, Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin 1. Sicil ve Disiplin amiridir,
       (4) Etüd Proje Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlamak.
       (5) Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapmak,
       (6) İdari olarak çalışan personelin görev ve sorumluluklarının takibini yapmak ve organizasyonunu sağlamak,
       (7) Birim personeli ile üst idare arasındaki koordinasyonu sağlamak,
       (8) Belediyenin genel işleyişi çerçevesinde birimi ile ilgili proje ve hizmet çalışmalarını yürütmek,
       (9) Müdürlük hizmetlerini yürütürken diğer kamu kurumları ile koordinasyonu ve işbirliğini sağlamak,
       (10) Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek.

       Proje Şefliğinin Görevleri
       MADDE 11- (1) Yapı teknolojisindeki son gelişmeleri ve yenilikleri yakından izlemek ve projelendirme aşamasında bu gelişme ve yeniliklerden yararlanmak,
       (2) Çağdaş yerleşim ve toplum hedeflerine ulaşmak amacıyla, değişik ölçekte ve içerikte projeler üretmek, bu projelerin yönetimi ve uygulanması için gerekli koordinasyonu sağlamak,
       (3) Hazırlanan projeleri uygulanması için ilgili birime teslim etmek, ihtiyaç olduğu takdirde uygulama aşamasında teknik destek vermek,
       (4) Müdürlük kapsamında gerçekleştirilecek faaliyetlerin uygulama adımlarını belirlemek ve fizibilitelerinin gerçekleştirilmesini sağlamak ve projeleştirmek,
       (5) Tespit edilmiş strateji, hedef ve stratejiler doğrultusunda müdürlüğün yapacağı araştırma, fizibilite, proje gibi tüm faaliyetlerin planlamasını yapmak, uygulamasına ve aksayan yönlerine yönelik çözüm üretmek,
       (6) Yürütülecek tüm faaliyetleri sırasında Belediyenin diğer birimleri ile iyi ve etkin bir işbirliği içinde çalışmalarını yürütmek, gerektiğinde proje konusuna göre ilgili birimlerden görevlendirilecek personeli çalışmalara dahil etmek,
       (7) Mesleki alanlarda Ulusal ve Uluslararası kuruluşlarla, yurtdışı ve yurtiçi üniversitelerimizle, yurtdışı ve Yurtiçi Mesleki örgütlerimizle Mesleki ve proje teknolojileri gelişmeleri tetkiki için diyaloglar kurmak, haberleşme ağı kurmak, teknoloji ve bilgi alışverişini sağlamak,
       (8) Proje uygulama süreci kapsamında gerekli görüldüğü takdirde hizmet alımı yapmak,
       (9) Yapılacak her türlü kentsel tasarım çalışması analitik etütleri ve gerektiğinde fizibilite raporları, işletim model ve sistemlerini yapmak ve yaptırmak,
       (10) Proje yarışmaları düzenlemek, diğer müdürlükler tarafından düzenlenecek yarışmalara destek vermek,
       (11) Kardeş şehirler ya da diğer şehirler/kurumlar ile birlikte ortak projeler geliştirmek ve gerçekleştirilen eşleşme projelerinin yürütülmesini sağlamak,
       (12) Belediyenin görev alanına giren konularda, hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek, kurum içi kapasite araştırması yapmak, hizmetlerin etkililiğini ve tatmin düzeyini analiz etmek ve genel araştırmalar yapmak,
       (13) Kurumsal imajın geliştirilmesi ve uygulamasını sağlamak.

       Yapım Şefliğinin Görevleri:
       MADDE 12- (1) Belediyemizin Stratejik Plan ve Performans Programına uygun olarak müteahhit marifetiyle yapacak olduğu bütün yapım, bakım ve onarım işlerinin yapımından sorumludur. Bu bağlamda yaptırılacak işleri ana başlık altında şöyle sıralayabiliriz.
       - Parklar
       -İş Merkezleri
       -Dükkanlar
       -Sosyal tesisler
       -Diğer büyük ve küçük boyutlu binalar
       -Mevcut binaların bakım onarımı
       -Sağlık ocakları, okuma salonları vb. gibi (5393 sayılı yasaya göre)

       (2) İnşaat Çalışmaları:
       a) Stratejik plana uygun onay alınan ve performans programına konularak yatırım programına alınan inşaat işlerini ihaleye çıkararak yapmak,
       b) Trabzon için kamu kurum ve kuruluşları tarafından Belediyemiz adına yaptırılmakta olan çalışmaları kontrol etmek ve yardımcı olmak,
       c) Stratejik plan ve performans programında mevcut projelerin, inşaatlarının yaptırılması çalışmalarını takip ederek sonuçlandırmak,
       d) Belediye hudutları içindeki tarihi ve kültürel değerleri korumak için kendisine verilecek görevleri yapmak,
       e) Yapılan her hizmetin insan yaşamını doğrudan veya dolaylı etkilediğinin bilinciyle çağdaş yaşamın getirdiği tüm teknolojik olanakları kullanıp, çağdaş standartlarda hizmet vermek,
       f) Stratejik plan ve performans programına uygun olarak; kentte kreş, sağlık ocağı, huzur evi, aile danışma merkezleri, kültür ve sanat merkezleri, belediye hizmet binaları, sokak çocukları evleri, hayvan hastanesi ve muhtarlık binaları vb. koordineli olarak yapmak veya yaptırmak,
       g) Stratejik plan ve performans programına uygun olarak eğitim ve kültür ile ilgili yurtlar ve tesislerin yapımı ve mevcut tesislerin bakım ve onarımını yapmak veya yaptırmak,
       ğ) Stratejik plan ve performans programına uygun olarak spor sahalarının düzenlenmesi, bakım ve onarımlarının yapılmasını sağlamak,
       h) Yıl içerisinde yürütülecek çalışmaların yatırım plan ve programının hazırlanmasını ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
       ı) Kamu hizmetine sunulacak bina ve tesislerin belirlenmesi, inşaatların yaptırılması çalışmalarını takip ederek sonuçlandırmak,
       i) Belediye hudutları içindeki tarihi ve kültürel değerleri korumak, yapılan her hizmetin insan yaşamını doğrudan veya dolaylı etkilediğinin bilinciyle çağdaş yaşamın getirdiği tüm teknolojik olanakları kullanıp, çağdaş standartlarda kamusal hizmet vermek.

       Şeflerin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
       MADDE 13- (1) Müdürlüğün çalışma konularında kendi kısmı ile ilgili çalışmaların yapılmasını sağlamak,
       (2) Görev ve çalışmaları yönünden biriminin müdürüne karşı sorumludur. Müdür tarafından mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri yapmak,
       (3) Verimli çalışmanın sağlanması için yasaların verdiği yetki çerçevesinde her türlü teknolojik gelişmeyi takip etmek ve uygulamak,
       (4) Başkanlığın amaçlarını ve stratejilerini, yönettiği ve işbirliği yaptığı personele açıklamak, en iyi şekilde yönetmeleri için gerekli izahatı vermek ve uygulamaları kontrol etmek,
       (5) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planlar hazırlamak. Planların uygunluk ve yeterliliğini devamlı olarak izlemek, gerekiyorsa, düzeltmeye yönelik tedbirleri almak,
       (6) Haberleşme ve evrak akışını, üst kademelere istenen bilgileri zamanında ulaştırabilecek ve alt kademelere kurum karar ve yönetmelikleri hakkında zamanında ve doğru bilgi verebilecek şekilde planlamak,
       (7) Kendisinin ve personelinin beceri ve mesleki bilgi açısından gelişmesini sağlamak üzere eğitim planlamasını yapmak,
       (8) Çalıştırdıkları görevlilerin iş tariflerini ve performans kriterlerini hazırlayıp amirine teklif etmek,
       (9) Çalıştırdıkları görevlilerin iş bölümü esasları dahilinde, sorumluluklarını belirlemek ve bu görevleri benimsetmek,
       (10) Emrindeki elemanlara görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli yetki delegasyonunu yapmak, onları inisiyatiflerini ve yetkilerini kullanmaya teşvik etmek,
       (11) Kendisinin ve organizasyonun verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı artırmak,
       (12) Haberleşmeye büyük önem vererek, alınan kararların uygulayıcılarına doğru bir şekilde ve süratle ulaştırılmasını sağlamak,
       (13) Kendine bağlı olan personelin aralarında koordinasyon kurmalarını ve onların da Başkanlığın hedeflerine uygun olarak birlikte çalışmalarını temin etmek,
       (14) Personelinin moralini en yüksek seviyede tutarak, daha azimli çalışmaya daha başarılı olmaya teşvik etmek,

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

       Görevin alınması
       MADDE 14 - (1) Büro elemanları dışında kalan Müdürlüğün tüm elemanlarına verilen belgeler, dosyalar ve tüm işler zimmet defterine kaydedilerek ilgilisine verilir.

       Görevin Planlanması
       MADDE 15- (1) Etüd Proje Müdürlüğündeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür.

       Görevin Yürütülmesi
       MADDE 16 - (1) Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

BEŞİNCİ BÖLÜM

       Müdürlük Birimleri Arasında İşbirliği
       MADDE 17-(1) Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.
       (2) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.
       (3) Müdür, evrakları gereği için ilgili personele havale eder.
       (4) Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.
       (5) Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

       Diğer Kurum ve Kuruluşlarla Koordinasyon
       MADDE 18 - (1) Müdürlükler arası yazışmalar Müdürün imzası ile yürütülür.
       (2) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; memur, büro sorumlusu, Müdür parafı ile Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

ALTINCI BÖLÜM

       Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlem
       MADDE 19 - (1) Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.
       (2) Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterlerine sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları yine zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır.

       Arşivleme ve dosyalama
       MADDE 20 - (1) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır.
       (2) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.
       (3) Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.

YEDİNCİ BÖLÜM

       Denetim, Personel Sicil ve Disiplin Hükümleri
       MADDE 21-(1) Etüd Proje Müdürü tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.
       (2) Etüd Proje Müdürü 1. Sicil amiri olarak personelin yıllık sicil notlarını verir.
       (3) Etüd Proje Müdürü 1. Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.
       (4) Etüd Proje Müdürlüğünde çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme ve cezalandırma vb. işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan dosya tutulur.

SEKİZİNCİ BÖLÜM

       Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller
       MADDE 22 - (1) İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

       Yürürlük
       MADDE 23- (1) Bu Yönetmelik hükümleri; Trabzon Belediye Meclisinin kararından sonra Belediye internet sayfasında yayımı ile yürürlüğe girer.

       Yürütme
       MADDE 24- (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Trabzon Belediye Başkanı yürütür.

       Not: Belediye Meclisinin 06.09.2010 tarih ve 279 Sayılı Kararın Ekidir.