T.C.
TRABZON BELEDİYESİ
ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV,YETKİ, SORUMLULUK VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

       Amaç:

       MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı; Özel Kalem Müdürlüğü'nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

       Kapsam
       MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik; Özel Kalem Müdürlüğü'nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

       Dayanak
       MADDE 3- (1) Trabzon Belediye Meclisinin 22/04/2007 tarih ve 2007/254 sayılı kararı ile norm kadrosu oluşturulan Özel Kalem Müdürlüğüne ait bu yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu ve diğer mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır.

       Tanımlar
       MADDE 4- (1) Bu Yönetmelikte geçen;
       a) Belediye : Trabzon Belediye Başkanlığı'nı,
       b) Başkan : Trabzon Belediye Başkanı'nı,
       c) Müdür : Özel Kalem Müdürü'nü,
       ç) Müdürlük : Özel Kalem Müdürlüğü'nü,
       d) Personel : Müdürlüğe bağlı çalışanların tümünü,
       e) Yönetmelik : Özel Kalem Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

       Teşkilat
       MADDE
       5-(1) Özel Kalem Müdürlüğünün personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir.
           a) Müdür
           b) Şef
           c) Memurlar
           d) İşçiler
           e) Diğer personel
       (2) Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.
           a) Müdür
           b) Stratejik Yönetim Birimi
           c) BİMER (Başbakanlık İletişim Merkezi)
           d) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Şefliği
               1) Basın birimi
               2) Bordo Mavi Masa
               3) Yayın Merkezi
       (3) Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde birimlerin hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda, iş ve işlemlerin daha etkin ve verimli yürütülebilmesi için Müdürün teklifi ve Belediye Başkanının onayı ile hizmet gereği personel görevlendirilmesi yapılabilir.
       (4)Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu birimde görev yapmakta olan şef ve diğer personelin yetki ve sorumlulukları ilgili birim amirinin teklifi ve bir üst amirin onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır.

       MADDE 6 - (1) Özel Kalem Müdürlüğü, Başkana bağlı olarak işlerini yürütür.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

       Müdürlüğün Görevleri
       MADDE 7- (1) Başkanlık Makamının talimatları doğrultusunda; günlük çalışma programının yapılması, düzenli telefon haberleşmesi ile randevu düzeninin sağlanması ve çeşitli toplantılar düzenlenmesi işlemlerinin yürütülmesi, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
       (2) Belediye'yi ve Başkanı ziyaret için gelen temsilci ve misafirleri ağırlamak ve gerekli tüm düzenlemeleri yapmak,
       (3) Başkanlık ve Belediye birimleri arasında koordinasyonun temini için gerekli işlemlerinin yapılmasını takip etmek.
       (4) Başkanı'nı ziyaret için gelen vatandaşların isteklerinin alınması ve alınan bilgilerin Başkanı'na rapor edilmesini sağlamak,
       (5) Müdürlüğe intikal eden haberleri, bilgi ve belgelerin en hızlı şekilde Başkan'a ulaştırılmasını sağlamak,
       (6) Belediye Başkanı'nın günlük, haftalık ve aylık çalışma programını hazırlamak. Randevu taleplerini değerlendirip programa almak ve telefon görüşmelerini sağlamak. Başkan'ın zamanını planlamasına yardımcı olmak için gerekli altyapıyı hazırlamak
       (7) Başkan tarafından yapılacak konuşma ve sunumlarda gerekli hazırlıkların yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
       (8) Resmi tören ve kutlamalarda Belediye'nin üzerine düşen görevleri, ilgili birimlerle işbirliği halinde organize etme işlemlerinin yapılmasını ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
       (9) Başkanlığın, toplantı ve davetlerle ilgili resmi prosedürün ve ödemelerin düzenlenmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
       (10) Başkanlığın yurt dışı ve kardeş şehirlerle olan iletişim ve faaliyetlerinin organize edilmesi, Başkanlığa gelen yabancı misafirlere ev sahipliği yapılması ve dış ülkelere yapılan gezilerin organize edilmesi işlemlerinin yapılmasını ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
       (11) Başkanlığı ilgilendiren toplantı, brifing ve görüşmeleri düzenlemek, bunlara ait önemli not ve tutanakların tutulması ve yayımlanması işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
       (12) Başkanın katılmadığı organizasyonlara Başkanlık Makamı adına mesaj, çelenk ya da çiçek göndermek,
       (13)Ağırlama, kutlama, tören, haberleşme, temsil, yurtiçi ve yurt dışı seyahatlerindeki yazışma ve tahakkuk işlemlerini yapmak,
       (14) Onaylaması gereken tüm evrakların makama sunulması ve sonucun ilgili birimlere dağıtılmasını sağlamak,
       (15) İldeki diğer Kamu Kurum ve Kuruluşları ile muhtelif zamanlarda görüşmeler yapılmasını sağlamak,
       (16) Başkanın; Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ve Belediye hizmet birimleri ile ilişkisini sağlamak, Belediye Başkanı'nın talep ettiği bilgileri toplamak,
       (17) Başkana sunulacak her türlü rapor, belge, yayın, karar ve yazılarla ilgili gerekli işlemleri yapmak,
       (18) Başkanın her türlü yazılı ve sözlü talimatını ilgili birimlere ulaştırmak, sonuçlarını takip etmek.
       (19) Protokol isim ve adres arşivi hazırlamak, adres ve isimlerin güncelleştirilmesini sağlamak.

       Müdürlük yetkisi
       MADDE 8 - (1) Özel Kalem Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

       Müdürlüğün Sorumluluğu
       MADDE 9 - (1) Özel Kalem Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.

       Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları
       MADDE 10-
       (1) Başkanın gözetimi ve denetimi altında, mevzuat gereği; Müdürlüğün sevk ve idaresini, organize edilmesini, gerektiğinde reorganize edilmesini, kadrolar arasında görevlerin dağıtılmasını, iş ve işlemlerin yeniden tanzimine ilişkin dâhili düzenlemeleri yapmak,
       (2) Müdürlüğü için, Başkanlığın gayeleri, stratejileri, bütçeleri ile uyumlu hedefler, planlar, programlar geliştirmek ve verilen sorumluluğa göre icraat yapmak,
       (3) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planlar hazırlamak. Planların uygunluk ve yeterliliğini devamlı olarak izlemek, gerekiyorsa, düzeltmeye yönelik tedbirleri almak,
       (4) Müdürlüğün işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik olarak istenen şekilde sonuçlandırmak üzere planlama yapmak.
       (5) Gelecekte doğacak ihtiyaçlara cevap verebilecek şekilde elindeki işyeri, kadro, büro malzemeleri ve teçhizatın planlamasını yapmak,
       (6) Kendisinin ve personelinin beceri ve mesleki bilgi açısından gelişmesini sağlamak üzere eğitim planlamasını yapmak,
       (7) Birim personelinin iş tariflerini yapmak, iş bölümü ve performans kriterlerini hazırlamak,
       (8) Birim personelinin, işbölümü esasları dâhilinde sorumluluklarını belirlemek ve bu görevleri benimsetmek,
       (9) Emrindeki elemanlara görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli yetki delegasyonunu yapmak, onları insiyatiflerini ve yetkilerini kullanmaya teşvik etmek,
       (10) Müdürlüğün tüm faaliyetlerinde; ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer mevzuata riayeti sağlamak, uygulanmasını kontrol etmek;
       (11) Müdürlüğündeki astlarının diğer Müdürlükler ile yaptıkları ortak çalışmalarda uyum ve koordinasyonu sağlamak,
       (12) Müdürlük harcamalarının bütçeye uygunluğunu kontrol altında bulundurmak,
       (13) Yapılmakta olan işleri zaman, miktar ve kalite açısından kontrol etmek,
       (14) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydın tutulmasını, gerekli belgelerin düzenlenmesini ve takibini, önemli olan evrakın muhafaza edilmesini, bu konulardaki mevzuat ve usullere göre hareket edilmesini temin etmek. Önemini kaybeden evrakı kabul edilmiş usullere göre imha etmek,
       (15) Görev alanındaki faaliyetlerin durumunu ve neticelerini tespit etmek ve değerlendirmek ve gerekli tedbirleri almak için istatistikî bilgileri tanzim etmek ve/veya ettirmek,
       (16) Müdürlüğün görev alanına giren tüm görevlerin, etkin biçimde ve bütünlük içerisinde geciktirilmeden, ilgili mevzuata uygun icra edilmesini, denetlenmesini ve raporlanmasını sağlamak,
       (17) Ekonomiklik, üretkenlik, yüksek verimlilik ve performans artırıcı etki oluşturmak amacıyla mevzuat ve stratejik hedefler çerçevesinde dış hizmet alım yoluyla yapılması mümkün olan hizmetleri uzman özel ve/veya tüzel kişilere usulüne uygun yaptırılmasını sağlamak.
       (18) Birim faaliyetleri ile ilgili bilgilendirme dosyaları hazırlatmak.

       Stratejik Yönetim Biriminin Görev, Yetki ve Sorumluluğu
       MADDE 11-
       (1) Müdürlüğün stratejik planının hazırlanmasını koordine etmek,
       (2) Müdürlüğün performans programını hazırlanmak,
       (3) Müdürlüğün faaliyet raporunu hazırlamak,
       (4) İç kontrol ve kalite yönetim sistemlerini kurmak, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak.

       BİMER Koordinatörlüğü
       MADDE 12-
       (1) 4982 Sayılı kanun gereği; kanunda yer alan istisnalar dışındaki her türlü bilgi veya belgeyi, Kanunda ve Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre başvuranların yararlanmasına sunmak ve bilgi edinme başvurularını etkin, süratli ve doğru sonuçlandırmak üzere gerekli idari ve teknik tedbirleri almak.
       (2) BİMER' in görevleri ;
       a) Başbakanlık ve Trabzon Valiliği bünyesindeki BİMER Birimleri ile koordineli çalışmak.
       b) Başvuruların etkin, süratli ve doğru sonuçlandırmak üzere gerekli idari ve teknik tedbirleri almak.
       c) Bilginin erişebilir olması, halkın belediye ile ilgili bilgiyi edinebilme hakkını kullanabilmelerini sağlamak ve bu amaçla gerekli tedbirleri almak.
       d) Başbakanlıktan, Valilikten, diğer kurumlardan veya vatandaşlardan gelen başvuruların değerlendirilerek yanıtlanmasını sağlamak.

       Basın ve Halkla İlişkiler Şefliğinin Görevleri
       MADDE 13-
       (1) Basın ve Halkla İlişkiler Şefliği; Trabzon Belediye Başkanlığı'nın amaçları, prensipleri ile bağlı bulunulan ilgili mevzuat ve Belediye Başkanı'nın belirleyeceği esaslar çerçevesinde, Başkanlık Makamının emir ve direktifleri doğrultusunda, Belediye sınırları içinde kent halkının yönetime katılımını sağlamak,
       (2) Gerçek ve tüzel kişiler nezdinde olumlu bir "kurumsal imaj" oluşturmak amacıyla faaliyetler yürütmek,
       (3) Belediye hizmetlerine yön vermek ve öncelikleri belirlemede yardımcı olmak amacıyla, vatandaşların ortak ihtiyaç ve taleplerinin tespitine yönelik her türlü çalışmayı yapmak ve amirlerine rapor halinde sunmak,
       (3) Belediyenin hizmetleri ile ilgili anket, kamuoyu araştırması yapmak veya yaptırmak. Bu araştırmaların sonuçlarını gerektiğinde yayınlamak,
       (4) Birimin faaliyet alanına giren gelişmeleri takip etmek,
       (5) Çalışmaları hakkında amirini yazılı ve sözlü sistematik olarak bilgilendirmek,
       (6) Halkı bilinçlendirici broşür, bülten, Belediye web sayfası vb. çalışmalarını içerik açısından yürütmek,
       (7) Birimler tarafından yapılan çalışmaların tanıtımını yapmak,
       (8) Başkanın katılacağı halkı bilgilendirici çalışmaları koordine etmek,
       (9)Trabzon açısından önemli günlerin kutlamaları ile ilgili etkinlikleri düzenlemek,
       (10) Belediye'nin tüm tanıtım çalışmalarını yürütmek,
       (11) İlimizin kültürel zenginliklerini içeren çalışmalar ve konferans, panel, sempozyum, belgesel, film vb. etkinlikler hazırlamak.
       (12) Belediyenin faaliyetleri ile ilgili bilgilendirme raporları hazırlamak
       (13) Belediye Hizmetlerine Gönüllü Katılım İşlemlerini yürütmek (Bu hizmetler Belediye Meclisi'nin 07.10.2009 tarih ve 341 sayılı kararı ile kabul edilen Belediye Hizmetlerine Gönüllü Katılım Yönetmeliğine göre yürütülür.)

       Şefin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
       MADDE 14-
       (1) Müdürlüğün çalışma konularında kendi kısmı ile ilgili çalışmaların yapılmasını sağlamak,
       (2) Verimli çalışmanın sağlanması için yasaların verdiği yetki çerçevesinde her türlü teknolojik gelişmeyi takip etmek ve uygulamak,
       (3) Başkanlığın amaçlarını ve stratejilerini, yönettiği ve işbirliği yaptığı personele açıklamak ve uygulamaları kontrol etmek,
       (4) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planlar hazırlamak. Planların uygunluk ve yeterliliğini devamlı olarak izlemek, gerekiyorsa, düzeltmeye yönelik tedbirleri almak,
       (5) Haberleşme ve evrak akışını, üst kademelere istenen bilgileri zamanında ulaştırabilecek ve alt kademelere kurum karar ve yönetmelikleri hakkında zamanında ve doğru bilgi verebilecek şekilde planlamak,
       (6) Kendisinin ve personelinin beceri ve mesleki bilgi açısından gelişmesini sağlamak üzere eğitim planlaması yapmak,
       (7) Birim personelinin iş tariflerini ve performans kriterlerini hazırlayıp amirine teklif etmek,
       (8) Birim personelinin iş bölümü esasları dahilinde, sorumluluklarını belirlemek ve bu görevleri benimsetmek,
       (9) Emrindeki elemanlara görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli yetki delegasyonunu yapmak, onları insiyatiflerini ve yetkilerini kullanmaya teşvik etmek,
       (10) Haberleşmeye büyük önem vererek, alınan kararların uygulayıcılarına doğru bir şekilde ve süratle ulaştırılmasını sağlamak,
       (11) Birim personelinin aralarında koordinasyon kurmalarını ve onların da Başkanlığın hedeflerine uygun olarak birlikte çalışmalarını temin etmek,
       (12) Personelinin moralini en yüksek seviyede tutarak, daha azimli çalışmaya daha başarılı olmaya teşvik etmek,
       (13) Halkın yönetimden bilgi edinme hakkını göz önüne alarak, yürütülen faaliyet ve işlerle ilgili olarak halkın bilgilendirilmesine ortam hazırlamak ve Başkanın halkı bilgilendirici mahiyetteki toplantılarını organize etmek,
       (14) Görev ve çalışmaları yönünden biriminin müdürüne karşı sorumludur. Müdür tarafından mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri yapmak,

       Basın Birimi
       MADDE 15-
       (1) Basın kuruluşları ile Belediye arasındaki haberleşme talep ve ihtiyaçların tespit edilmesi, planlanması, bu konularda gerekli koordinasyon işlemlerinin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak,
       (2) Kitle iletişim araçlarında, Belediye ile ilgili yayınlanan yazı ve haberleri devamlı şekilde takip etmek.
       (3) Gerektiğinde Başkanın günlük programlarını yerel-ulusal basına bildirilmesini sağlamak,
       (4) Başkanın ve Başkanlığın kamuoyuna bildirilmesini gerekli gördüğü açıklama, duyuru ve tekziplerin basın - yayın organlarına duyurulmasını sağlamak,
       (5) Başkanın basın toplantılarının organize edilmesini sağlamak,
       (6) Yazılı ve görsel basında; köşe yazarlarının ve muhabirlerin isim, adres ve telefon listelerini tutmak,
       (7) Başkanın günlük programlarının basın birimi fotoğrafçıları ve kameramanları tarafından izlenmesini ve kayda alınmasını sağlamak,
       (8) Basın bültenlerinin hazırlanması, Belediye faaliyetleri hakkında basın yayın kuruluşlarına (Gazete, Radyo, TV, Dergi v.b ) basın bildirilerinin gönderilmesi, haberlerin e - posta ve cep mesajı yoluyla ilgililerine ulaştırılmasının sağlanması,
       (9) Çeşitli konularda (faaliyet, açılış, ziyaret v.b) dijital ve opak fotoğraf çekimlerinin yapılarak arşivlenmesini sağlamak,
       (10) Belediye ile basın ve yayın kurum ve kuruluşları arasındaki ilişkileri koordine etmek haber ve bilgi akışını düzenlemek,
       (11) Gazete kupürü arşivi ve yayın arşivi tutulmasını sağlamak,
       (12) Belediye tarafından düzenlenen tüm etkinlik ve faaliyetlerin tanıtılması için basın yayın organları ile iletişime geçmek,
       (13) Basın yayın organlarında yayınlanmak üzere, hazırladığı basın bülteni ve gazete ilanlarını bu kurumlara vermek ve takibini yapmak,
       (14) Belediye Başkanı'nın medya ile gerçekleşecek randevularını Özel Kalem Müdürlüğü ile işbirliği içerisinde ayarlamak,
       (15) Tanıtım faaliyetlerinde kullanılan her türlü basılı materyalin, kurumsal kimliğe uygun tasarımının yapılmasını ve basılmasını sağlamak, ilgili çalışmaları kontrol ve koordine etmek,
       (16) Mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak.

       Bordo-Mavi Masa
       MADDE 16-
       (1) Vatandaşlar tarafından Belediye Başkanlığına gönderilen her türlü ihbar, şikâyet ve dilekleri değerlendirmek ve cevaplandırmak için gerekli işlemlerin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak,
       (2) Belediye hizmetlerinin, alt yapısının, birimlerinin, etkinliklerinin ve organizasyonlarının vatandaşlar tarafından bilinmesi için çeşitli tanıtım çalışmalarını yürütmek,
       (3) Halkın yönetimden bilgi edinme hakkını göz önüne alarak, yürütülen faaliyet ve işlerle ilgili olarak halkın bilgilendirilmesine ortam hazırlamak ve Başkanın halkı bilgilendirici mahiyetteki toplantılarını organize etmek,
       (4) Tanıtım faaliyetlerinde kullanılan her türlü basılı materyalin, kurumsal kültüre uygun tasarımının yapılmasını ve basılmasını sağlamak, ilgili çalışmaları kontrol ve koordine etmek,
       (5) Belediye'nin hizmetlerinden yararlanan kişi ve kuruluşların dilek ve şikâyetlerini almak ve Belediyenin hizmetleri hakkında vatandaşları bilgilendirmek,
       (6) Kurumun halkla ilişkiler bağlamında sosyal ve kültürel amaçlı faaliyetler organize etmesine yönelik öneriler ve projeler geliştirmek,
       (7) Vatandaşlardan gelen (Telefon, e-mail, faks, şahsen ya da basın yolu ile) başvuruları ilgili birimlere yönlendirmek, başvuru sahiplerini bilgilendirmek, başvuru sahiplerine geri dönülerek bilgi verilmesi işleminin son aşamaya kadar titizlikle takip edilerek sonucundan haftalık, aylık ve yıllık bazda rapor hazırlamak.
       (8) İlgili Müdürlük tarafından başvuru konusu incelendikten sonra gereği yapılarak sonuçlarının aktarılmasını koordine etmek.
       (9) Belediyeye gelen vatandaşlara kurum içerisinde rehberlik etmek, yönlendirmek.
       (10) Görev alanına giren konularda, uygulamalarda ortaya çıkan mevzuat yetersizliği ve aksaklıklarla ilgili hususlarda inceleme ve araştırma yapmak ve alınması gereken kanuni ve idari tedbirler konusunda görüş ve önerilerde bulunmak.
       (11) Mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak.

       Yayın Merkezi
       MADDE 17- (1) Belediye ve kentimizle ile ilgili faaliyet, duyuru, haberlerin (ölüm ilanı, elektrik su kesintileri, her türlü sosyal etkinlikler vb.) çağdaş iletişim araçları kullanılarak anons yöntemi ile halkımıza iletilmesi,
       (2) Yapılan ilanlar ile ilgili tutanakları tanzim etmek,
       (3) Yayınların günlük, haftalık, aylık ve yıllık bazda raporlarını hazırlamak.
       (4) Başkan adına, cenaze sahiplerine taziye mesajı göndermek.

       Diğer Personel Görev, Yetki ve Sorumlulukları
       MADDE 18-
       (1) Başkanlığın amaçlarını ve genel stratejilerini, çalıştığı müdürlüğün uğraş alanlarını her boyutuyla öğrenmek ve buna uygun tutum davranış sergilemek,
       (2) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanmasında amirinin direktiflerine uygun iş ve işlemleri yapmak,
       (3) Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirmek, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılmak,
       (4) Müdürlüğün verimliliğini arttırılması ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli şekilde yürütülmesi için çalışma metotlarını geliştirmek, genel ahlaka ve adaba uygun hareket etmek,
       (5) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutmak, gerekli belgeleri düzenlemek ve takip etmek, önemli olan evrakı usulüne uygun muhafaza etmek,
       (6) Görev alanındaki faaliyetlerin durumunu ve neticeleriyle ilgili istatistikî bilgileri tanzim etmek, Gerektiğinde bu bilgileri amirlerine ve ilgililere sunmak,
       (7) Vatandaşlardan gelen başvurularda onları yönlendirmek ve bilgilendirmek,
       (8) Ayniyat kayıtlarını ve demirbaş zimmetlerini titizlikle tutmak,
       (9) Birime gelen evrakın ekleriyle birlikte tam olup olmadığını kontrol etmek, imza karşılığı almak, gelen evrak defterine kaydetmek,
       (10) Birimden çıkan evrak, doküman vb. yazışmaların resmi yazışma kuralları yönergesi esaslarına uygunluğunu kontrol ettikten sonra, giden evrak defterine kaydederek, ilgili yere gönderilmesi sağlamak.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

       Görevin Planlanması
       MADDE 19- (1) Özel Kalem Müdürlüğündeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür.

       Görevin Yürütülmesi
       MADDE 20 - (1) Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

BEŞİNCİ BÖLÜM

       Müdürlük Birimleri Arasında İşbirliği
       MADDE 21-
       (1) Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.
       (2) Müdürlüğe gelen evrak toplanıp, konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.
       (3) Müdür, evrakı gereği için ilgili personele havale eder.
       (4) Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.
       (5) Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

       Diğer Kurum ve Kuruluşlarla Koordinasyon
       MADDE 22 -
       (1) Müdürlükler arası yazışmalar Müdür' ün imzası ile yürütülür.
       (2) Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; memur, büro sorumlusu, Müdür parafı ile Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

ALTINCI BÖLÜM

       Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlem
       MADDE 23 -
       (1) Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel, evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.
       (2) Evraklar ilgili personele imza karşılığı dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterlerine sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları yine zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır.

       Arşivleme ve dosyalama
       MADDE 24 -
       (1) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti standart dosya planına uygun olarak tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır.
       (2) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.
       (3) Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.

YEDİNCİ BÖLÜM

       Denetim ve disiplin hükümleri
       MADDE 25-
       (1) Özel Kalem Müdürü, birim personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.
       (2) Özel Kalem Müdürü, 1. Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.
       (3) Özel Kalem Müdürlüğünde çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme ve cezalandırma vb. işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan dosya tutulur.

SEKİZİNCİ BÖLÜM

       Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller
       MADDE 26 - (1) İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

       Yürürlük
       MADDE 27- (1) Bu Yönetmelik hükümleri; Trabzon Belediye Meclisinin kararının kesinleşmesinden sonra yürürlüğe girer.

       Kaldırılan Yönetmelik
       MADDE 28- (1) Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesi, 07/01/2009 tarih ve 29 sayılı Meclis Kararıyla kabul edilen Özel Kalem Müdürlüğü Yönetmeliği'ni yürürlükten kaldırır.

       Yürütme
       MADDE 29- (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Trabzon Belediye Başkanı yürütür.

       Not: Belediye Meclisinin 04.11.2011 tarih ve 299 Sayılı Kararın Ekidir.