T.C.
TRABZON BELEDİYESİ
SOSYAL YARDIM İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV,YETKİ, SORUMLULUK VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

       Amaç:
       MADDE 1- Bu Yönetmeliğin amacı; Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü'nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

       Kapsam
       MADDE 2- Bu Yönetmelik Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü'nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

       Dayanak
       MADDE 3- Trabzon Belediye Meclisinin 22/04/2007 tarih ve 2007/254 sayılı kararı ile norm kadrosu oluşturulan Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğüne ait bu yönetmelik; 03/07/2005 tarihli 5393 sayılı Belediye Kanunu ve diğer mer'i mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır.

       Tanımlar
       MADDE 4-Bu Yönetmeliğin uygulanmasında;
       a) Başkan : Trabzon Belediye Başkanı'nı,
       b) Başkanlık : Trabzon Belediye Başkanlığı'nı,
       c) Müdür : Sosyal Yardım İşleri Müdürü'nü,
       ç) Müdürlük : Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü'nü,
       d)Yönetmelik : Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü Görev, Yetki, Sorumluluk ve Çalışma Yönetmeliğini ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM
Teşkilat

       Teşkilat
       MADDE 5-
       (1) Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğünün Personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir.
       a) Müdür
       b) Şefler
       c) Memurlar
       ç) İşçiler
       d) Diğer Personel
       (2) Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.
       a) Müdür
       1. Stratejik Yönetim Birimi.
       2. Kadın Erkek Eşitliği Birimi
       b) Sosyal Yardım İşleri Şefliğinden oluşmaktadır.
       (3) Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde birimlerin hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda, iş ve işlemlerin daha etkin ve verimli yürütülebilmesi için Müdürün teklifi ve Belediye Başkanının onayı ile hizmet gereği görevlendirilme yapılabilir.
       (4)Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu birimde görev yapmakta olan şef ve diğer personelin yetki ve sorumlulukları ilgili birim amirinin teklifi ve bir üst amirin onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır.

       Personel
       MADDE 6- Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına bağlı olarak işlerini yürütür.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev, Yetki Ve Sorumluluk

       Müdürlüğün Görevleri
       MADDE 7-
       (1) Trabzon Belediye Başkanlığı'nın amaçları, prensip ve stratejileri ile bağlı bulunulan ilgili mer'i mevzuat ve Belediye Başkanı'nın belirleyeceği esaslar çerçevesinde, Başkanlık Makamının emir ve direktifleri doğrultusunda; Belediye sınırları içinde ikamet eden fakir ve yardıma muhtaçlara gerekli yardımları yapmak,
       (2) Özürlü vatandaşlara gerekli destek ve yardımı sağlamak,
       (3) Amatör spor kulüplerine destek ve amatör sporculuğu teşvik etmek için organizasyonlar düzenlemek,
       (4) Başarılı sporcu ve okulları ödüllendirmek ve yardımları organize etmek,
       (5) Toplu sünnet ve toplu düğün organizasyonlarını yapmak,
       (6) Sosyal hizmet ve yardımlar için gönüllü kuruluşlar ve ilgili kuruluşlarla işbirliğinde bulunmak , ortak projeler üreterek ortak çalışma alanları oluşturmak,
       (7) Trabzon Belediyesi'nin düzenlediği okul dışı eğitim çalışmalarını, el beceri kurslarını, eğitim yardımlarını organize etmek,
       (8) Kendisine bağlı merkezler aracılığı ile vatandaşlara sosyal alanda çeşitli organizasyon ve etkinlikler hazırlamak,
       (9) Asker ailelerinin müracaatlarını almak ve belirlenen oranlarda yardım edilmesini sağlamak.
       (10) Yardımsever kişi ve kuruluşlara yapacakları yardımlar konusunda danışmanlık hizmeti vermek.
       (11) Kadın-erkek eşitlik biriminin faaliyetlerini koordine etmek.

       Stratejik Yönetim Biriminin Görev, Yetki ve Sorumluluğu
       MADDE 8-
       (1) Müdürlüğün stratejik planının hazırlanmasını koordine etmek,
       (2) Müdürlüğün performans programının hazırlanmasını sağlamak,
       (3) Müdürlüğün faaliyet raporunu hazırlamak,
       (4) İç kontrol ve kalite yönetim sistemlerini kurmak, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak,

       Kadın Erkek Eşitliği Biriminin Görev Yetki ve Sorumluluğu
       MADDE 9-
       (1) Yerelde kadın erkek eşitliğini gerçekleştirmeye, toplumsal cinsiyet eşitliği yaklaşımını yerel yönetim anlayışına yerleştirmeye yönelik olarak, kadınların, yerel karar alma süreçlerine ve karar mekanizmalarına katılımını artırıcı, kadınların gündelik yaşam koşullarını iyileştirici yerel plan, program ve politika stratejilerini belirlemek, bu stratejilerin uygulanmasını sağlayacak yerel hizmet önerileri geliştirmek, bunun yanında yapılacak ve yapılmakta olan çalışmaların sürdürülebilirliğini sağlamak,
       (2) Kadın Erkek Eşitliği Birimine başvuran kadınların ihtiyaçları doğrultusunda gönüllülerinde desteğini alarak çözümler geliştirmek,
       (3) Sorunları gerektiğinde Sosyal Yardım İşleri Müdürüne yönlendirmek,
       (4) Müdürlükle birlikte kadınlara psikolojik, hukuksal, ekonomik ve sağlık konularında destek vermek,
       (5) İhtiyaç halinde ayni yardımlarda bulunmak.

       Sosyal Yardım İşleri Şefliğinin Görevleri
       MADDE 10-
       (1) Kentlinin eğitsel ve sosyal açıdan geliştirilmesi amacı ile programlar yapmak, sportif organizasyonlar düzenlenmek,
       (2) İlin Sosyo-Ekonomik açıdan yetersiz kalmış, kentleşme bilincine ulaşmakta zorluklar ve yokluklar yaşayan bölgelerinde oluşturulan, Aile Danışma Merkezleri bünyesinde eğitim-sağlık başta olmak üzere temel ihtiyaçların karşılanması ve insanca yaşam için gerekli şartları oluşturmak,
       (3) Kırsal kesimden gelen insanlarımızın kente uyum sağlaması amacıyla, aile, çocuk, engelli, yaşlı, kadın ve gençlere yönelik sosyal faaliyetlere öncelik verilerek organizasyonlar yapılmasını sağlamak,
       (4) İlde yaşayan dar gelirli kişilerin el emeği ürünlerini değerlendirmek için Sivil Toplum Kuruluşlarıyla işbirliği yapılması, kadın emek pazarlarını oluşturmak,
       (5) Özürlülerin hayatlarının rahat idamesi için projeler geliştirmek,
       (6) Ulusal ve uluslararası haftalarda etkinlikler düzenlemek, diğer kurum ve kuruluşlara katkı vermek, ayrıca işbirliği içinde organizasyonlar düzenlenmek,
       (7) Sokakta yaşayan veya risk altında olan çocuklar için diğer kamu kurumları Üniversiteler ve STK`lar ile işbirliği yaparak projelerin geliştirilerek uygulanmasını sağlamak,
       (8) Mer'i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile Başkanlıkça verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak,
       (9) Yoksul vatandaşlara yönelik aşevleri açmak, aşevinden sıcak yemek yardımı ve kuru gıda yardımı yapılmasını sağlamak,
       (10) Maddi durumu yetersiz olan öğrencilere yönelik yaz spor okulları açmak ve ders yılı içinde ilköğretim ve lise öğrencilerinin başarılarını arttırmak için destek sağlayıcı projeler uygulamak,
       (11) İhtiyaç sahiplerini belirleme, belirlenen ihtiyaç sahiplerine yardımları ulaştırma çalışmalarını yapmak,
       (12) Yapılan yardımların kayıtlarını tutmak ve arşivlemek,
       (13) Özürlülerin hayatlarının rahat idamesi için projeler geliştirmek suretiyle özürlülere gerekli yardım ve desteği sağlamak,
       (14) İlköğretim çağındaki ihtiyaçlı öğrencilere kırtasiye yardımında bulunmak,
       (15) Sünnet ve düğün gibi her türlü sosyal organizasyonların yapılmasını sağlamak,
       (16) Amatör spor kulüplerine destek verilerek, başarılı sporcu ve okullara ödül vermek ve yardım etmek,
       (17) Yardıma muhtaç asker ailelerine gerekli yardımı sağlamak,
       (18) Sosyal hizmet ve yardımlar için gönüllü kuruluşlar ve ilgili kuruluşlarla işbirliğinde bulunmak, ortak projeler üreterek, ortak çalışma alanları oluşturmak,
       (19) Sosyal Yardımlaşma Vakfı ile koordinasyon kurmak, ilde yardım alanların envanterini çıkarmak,

       Müdürlük Yetkisi
       MADDE 11- Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

       Müdürlüğün Sorumluluğu
       MADDE 12- Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.

       Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları
       MADDE 13-
       (1) Belediye Başkanı'nın ve/veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının gözetimi ve denetimi altında, mer'i mevzuat gereği Müdürlüğün; sevk ve idaresini, organize edilmesini, kadrolar arasında görevlerin dağıtılmasını, iş ve işlemlerin yeniden tanzimine ilişkin dâhili düzenlemeleri yapmak,
       (2) Müdürlüğü için, Başkanlığın gayeleri, stratejileri, bütçeleri ile uyumlu hedefler, planlar, programlar geliştirmek ve verilen sorumluluğa göre icraat yapmak,
       (3) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planlar hazırlamak. Planların uygunluk ve yeterliliğini devamlı olarak izlemek, gerekiyorsa, düzeltmeye yönelik tedbirleri almak,
       (4) Müdürlüğün işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik olarak istenen şekilde sonuçlandırmak üzere planlamak,
       (5) Gelecekte doğacak ihtiyaçlara cevap verebilecek şekilde elindeki işyeri, kadro, makine, ve teçhizatın planlamasını yapmak,
       (6) Kendisinin ve personelinin beceri ve mesleki bilgi açısından gelişmesini sağlamak üzere eğitim planlamasını yapmak,
       (7) Çalıştırdıkları görevlilerin iş tariflerini ve performans kriterlerini hazırlamak,
       (8) Çalıştırdıkları görevlilerin, işbölümü esasları dâhilinde, sorumluluklarını belirlemek ve bu görevleri benimsetmek,
       (9) Emrindeki elemanlara görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli yetki delegasyonunu yapmak, onları inisiyatiflerini ve yetkilerini kullanmaya teşvik etmek,
       (10) Müdürlüğün tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili mer'i mevzuata riayeti sağlamak, bunların uygulanmasını sürekli kontrol etmek; düzeltilmesi gereken hususlar için de olumlu öneri ve teklifleri sunmak,
       (11) Müdürlüğündeki astlarının diğer Müdürlükler ile yaptıkları ortak çalışmalarda uyum ve koordinasyonu sağlamak,
       (12) Müdürlük harcamalarının bütçeye uygunluğunu devamlı kontrol altında bulundurmak,
       (13) Yapılmakta olan işleri zaman, miktar ve kalite açısından devamlı kontrol etmek,
       (14) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydın tutulmasını, gerekli belgelerin düzenlenmesini ve takibini, önemli olan evrakın muhafaza edilmesini, bu konulardaki mevzuat ve usullere göre hareket edilmesini temin etmek. Önemini kaybeden evrakı kabul edilmiş usullere göre imha etmek,
       (15) Görev alanındaki faaliyetlerin durumunu ve neticelerini tespit etmek ve değerlendirmek ve gerekli tedbirleri almak için istatistikî bilgileri tanzim etmek ve/veya ettirmek,
       (16) Müdürlüğün görev alanına ilişkin olarak belirtilen tüm görevlerin, etkin biçimde ve bütünlük içerisinde geciktirilmeden, ilgili mer'i mevzuata uygun icra edilmesini, denetlenmesini ve raporlanmasını sağlamak,
       (17) Ekonomiklik, üretkenlik, yüksek verimlilik ve performans artırıcı etki oluşturmak amacıyla mer'i mevzuat ve stratejik hedefler çerçevesinde dış hizmet alım yoluyla yapılması mümkün olan hizmetleri uzman özel ve/veya tüzel kişilere usulüne uygun yaptırılmasını sağlamak,

       Şefin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
       MADDE 14-
       (1) Müdürlüğün çalışma konularında kendi kısmı ile ilgili çalışmaların yapılmasını sağlamak,
       (2) Görev ve çalışmaları yönünden biriminin müdürüne karşı sorumludur. Müdür tarafından mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri yapmak,
       (3) Verimli çalışmanın sağlanması için yasaların verdiği yetki çerçevesinde her türlü teknolojik gelişmeyi takip etmek ve uygulamak,
       (4) Başkanlığın amaçlarını ve stratejilerini, yönettiği ve işbirliği yaptığı personele açıklamak, en iyi şekilde yönetmeleri için gerekli izahatı vermek ve uygulamaları kontrol etmek,
       (5) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planlar hazırlamak. Planların uygunluk ve yeterliliğini devamlı olarak izlemek, gerekiyorsa, düzeltmeye yönelik tedbirleri almak,
       (6) Haberleşme ve evrak akışını, üst kademelere istenen bilgileri zamanında ulaştırabilecek ve alt kademelere kurum karar ve yönetmelikleri hakkında zamanında ve doğru bilgi verebilecek şekilde planlamak,
       (7) Kendisinin ve personelinin beceri ve mesleki bilgi açısından gelişmesini sağlamak üzere eğitim planlamasını yapmak,
       (8) Çalıştırdıkları görevlilerin iş tariflerini ve performans kriterlerini hazırlayıp amirine teklif etmek,
       (9) Çalıştırdıkları görevlilerin iş bölümü esasları dahilinde, sorumluluklarını belirlemek ve bu görevleri benimsetmek,
       (10) Emrindeki elemanlara görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli yetki delegasyonunu yapmak, onları inisiyatiflerini ve yetkilerini kullanmaya teşvik etmek,
       (11) Kendisinin ve organizasyonun verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı artırmak,
       (12) Haberleşmeye büyük önem vererek, alınan kararların uygulayıcılarına doğru bir şekilde ve süratle ulaştırılmasını sağlamak,
       (13) Kendine bağlı olan personelin aralarında koordinasyon kurmalarını ve onların da Başkanlığın hedeflerine uygun olarak birlikte çalışmalarını temin etmek,
       (14) Personelinin moralini en yüksek seviyede tutarak, daha azimli çalışmaya daha başarılı olmaya teşvik etmek,

       Diğer Personel Görev, Yetki ve Sorumlulukları
       MADDE 15-
       (1) Başkanlığın amaçlarını ve genel stratejilerini, çalıştığı müdürlüğün uğraş alanlarını ilgilendiren boyutuyla öğrenmek ve buna uygun tutum davranış sergilemek,
       (2) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanmasında amirinin direktiflerine uygun iş ve işlemleri yapmak,
       (3) Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirmek, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılmak,
       (4) Müdürlüğün verimliliğini arttırılması ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli şekilde yürütülmesi için çalışma metotlarını geliştirmek, genel ahlaka ve adaba uygun hareket etmek,
       (5) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutmak, gerekli belgeleri düzenlemek ve takip etmek, önemli olan evrakı usulüne uygun muhafaza etmek,
       (6) Görev alanındaki faaliyetlerin durumunu ve neticeleriyle ilgili istatistikî bilgileri tanzim etmek, gerektiğinde bu bilgileri amirlerine ve ilgililere sunmak,
       (7) Vatandaşlardan gelen başvurularda onları yönlendirmek ve bilgilendirmek,
       (8) Ayniyat kayıtlarını ve demirbaş zimmetlerini titizlikle tutmak,
       (9) Birime gelen evrakın ekleriyle birlikte tam olup olmadığını kontrol etmek, imza karşılığı almak, gelen evrak defterine kaydetmek,
       (10) Birimden çıkan evrak, doküman vb. yazışmaların resmi yazışma kuralları yönergesi esaslarına uygunluğunu kontrol ettikten sonra, giden evrak defterine kaydederek, ilgili yere gönderilmesi sağlamak,

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Görev ve Hizmetlerin İcrası

       Görevin Alınması
       MADDE 16- Büro elemanları dışında kalan Müdürlüğün tüm elemanlarına verilen belgeler, dosyalar ve tüm işler zimmet defterine kaydedilerek ilgilisine verilir.

       Görevin Planlanması
       MADDE 17- Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğündeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür.

       Görevin Yürütülmesi
       MADDE 18 -Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

BEŞİNCİ BÖLÜM
İşbirliği ve Koordinasyon

       Müdürlük Birimleri Arasında İşbirliği
       MADDE 19-
       (1) Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.
       (2) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.
       (3) Müdür, evrakları gereği için ilgili personele havale eder.
       (4) Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.
       (5) Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

       Diğer Kurum ve Kuruluşlarla Koordinasyon
       MADDE 20 -
       (1) Müdürlükler arası yazışmalar Müdür' ün imzası ile yürütülür.
       (2) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; memur, büro sorumlusu, Müdür parafı ile Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

ALTINCI BÖLÜM
Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme

       Gelen Giden Evrakla İlgili Yapılacak İşlem
       MADDE 21 -
       (1) Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.
       (2) Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterlerine sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları yine zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim edilir.

       Arşivleme ve Dosyalama
       MADDE 22-
       (1) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır.
       (2) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.
       (3) Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.

YEDİNCİ BÖLÜM
Denetim

       Denetim, Personel Sicil ve Disiplin Hükümleri
       MADDE 23-
       (1) Sosyal Yardım İşleri Müdürü tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.
       (2) Sosyal Yardım İşleri Müdürü 1. Sicil amiri olarak personelin yıllık sicil notlarını verir.
       (3) Sosyal Yardım İşleri Müdürü 1. Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.
       (4) Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğünde çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme ve cezalandırma vb. işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan dosya tutulur

SEKİZİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler

       Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller
       MADDE 24 - İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

       Yürürlük
       MADDE 25- Bu Yönetmelik hükümleri; Trabzon Belediye Meclisinin kararından sonra belediye internet sayfasında yayımı ile yürürlüğe girer.

       Yürütme
       MADDE 26- Bu Yönetmelik hükümlerini Trabzon Belediye Başkanı yürütür.

       Not: Belediye Meclisinin 03.02.2010 tarih ve 52 Sayılı Kararın Ekidir.